YSIKAKS NIVALA RY – VIESTINTÄSUUNNITELMA
1. Viestintäsuunnitelman tarkoitus
Ysikaks Nivala ry viestintäsuunnitelma kokoaa yhteen seuran viestintää ohjaavat periaatteet, tavoitteet, vastuut, kanavat ja toimintatavat. Viestinnän tavoitteena on vahvistaa seuran näkyvyyttä, yhteisöllisyyttä ja myönteistä seurakulttuuria sekä helpottaa tiedonkulkua seuran, joukkueiden, pelaajien, vanhempien, seuratoimijoiden ja yhteistyökumppaneiden välillä. Hyvä viestintä tukee seuran johtamista ja auttaa jokaista toimijaa tietämään, mitä seurassa tapahtuu, mistä asioista hän vastaa ja keneltä tarvittaessa saa lisätietoa. Seuran viestinnässä huomioidaan erityisesti seuran arvot:
Viestinnässä näkyvät myös seuran yhteiset teemat:
Seuran viestinnän tavoitteena on:
Seura kannustaa joukkueita ja toimihenkilöitä olemaan aktiivisia viestijöitä. Viestintä ei ole vain seuran hallituksen tai nimetyn viestintävastaavan tehtävä, vaan jokainen seuratoimija voi omalla toiminnallaan vahvistaa seuran näkyvyyttä ja yhteisöllisyyttä.
Seuran viestinnässä voidaan käyttää seuraavia keskeisiä viestejä:
Viestinnässä tuodaan esiin sitä, mitä Ysikaks Nivala tekee yhdessä: kasvattaa, liikuttaa, mahdollistaa harrastamista, luo elämyksiä ja rakentaa yhteisöä.
Viestinnän keskeisiä kohderyhmiä ovat: Sisäiset kohderyhmät
Ulkoiset kohderyhmät
Viestintää kohdennetaan aina mahdollisimman tarkasti oikealle kohderyhmälle.
Seuralla on käytössään useita viestintäkanavia. Jokaisella kanavalla on oma käyttötarkoituksensa.
Seuran kotisivut toimivat seuran ulkoisen viestinnän tärkeänä kanavana. Jopox toimii seuran käytössä myös kotisivualustana sekä sisäisen viestinnän tärkeänä työkaluna. Kotisivuilla voidaan julkaista esimerkiksi:
Joukkueita kannustetaan aktiivisesti tekemään otteluennakoita ja otteluraportteja Jopoxin kautta seuran kotisivuille. Joukkueiden ei tarvitse tehdä pitkää tai journalistisesti täydellistä tekstiä. Lyhytkin raportti tuo joukkueen toimintaa näkyväksi.
Jopoxin kautta voidaan tiedottaa yhteisiä asioita, seuratiedotteita tai tulevia tapahtumia:
WhatsAppia voidaan käyttää nopeaan tiedottamiseen, keskusteluun ja asioiden valmisteluun, mutta tärkeää tietoa ei tule jättää
pelkästään WhatsAppin varaan, jos tieto kuuluu laajemmalle kohderyhmälle.
6. Toimihenkilöiden viestintäryhmät
Jokaisella seuran toimihenkilöllä on oma toimihenkilöiden viestintäryhmä. Toimihenkilöiden viestintäryhmissä on aina mukana myös hallituksen toimija.
Ensisijainen toimintamalli Asia → toimihenkilöryhmä → hallituksen toimija → tarvittaessa hallitus
Toimihenkilöryhmä on ensisijainen kanava, jonka kautta toimihenkilöt voivat välittää seuran toimintaan liittyviä asioita hallituksen tietoon. Näin hallituksella on mahdollisuus seurata joukkueiden ja toimihenkilöiden arkea sekä reagoida tarvittaessa nopeasti. Toimihenkilöryhmissä voidaan käsitellä esimerkiksi:
Tarvittaessa hallituksen toimija ohjaa asian oikealle vastuuhenkilölle tai hallitukselle.
7. Joukkueenjohtajan viestintävastuu
Joukkueenjohtaja toimii tärkeänä linkkinä seuran ja joukkueen välillä. Joukkueenjohtajan tehtävänä on huolehtia siitä, että seuralta tuleva viestintä kohdentuu joukkueelle ja tavoittaa tarvittavat pelaajat, vanhemmat ja toimihenkilöt. Joukkueenjohtaja:
Joukkueenjohtaja ei kuitenkaan yksin vastaa kaikesta joukkueen viestinnästä. Joukkueessa voidaan nimetä erikseen esimerkiksi somevastaava.
8. Valmentajan viestintävastuu
Valmentaja vastaa ensisijaisesti valmennukseen ja joukkueen harjoitteluun liittyvästä viestinnästä. Valmentajien viestinnässä tärkeä rooli on myös valmennuspäällikön viestien välittämisellä joukkueille silloin, kun valmentaja toimii viestinnän välittäjänä. Valmentajan tehtävänä on:
Valmentajan ja joukkueenjohtajan vastuut täydentävät toisiaan.
9. Seuran toimihenkilöiden palaverit
Seuran viestintää tukevat vuosittain järjestettävät:
Palavereissa voidaan käydä läpi:
Palaverit eivät korvaa Jopoxia tai toimihenkilöryhmiä, vaan tukevat niitä.
10. Joukkueiden sosiaalisen median ohje
Joukkueita kannustetaan aktiiviseen ja positiiviseen sosiaalisen median käyttöön. Joukkueessa on hyvä nimetä somevastaava tai useampi somevastaava, jotka huolehtivat joukkueen sosiaalisen median aktiivisuudesta ja siitä, että julkaisut noudattavat seuran viestintäohjetta. Joukkueiden tavoitteena voidaan pitää noin 2–4 somejulkaisua kuukaudessa. Määrä ei kuitenkaan ole ehdoton, vaan tärkeintä on laadukas, aito ja joukkueen näköinen sisältö.
10.1 Instagram-tilien nimeäminen
Joukkueiden Instagram-tilit nimetään muodossa: ysikaksnivala_joukkueen sarja Esimerkiksi: ysikaksnivala_P15 Joukkueen Instagram-tilin nimi päivitetään vuosittain marraskuussa futsalkauden alkaessa, jolloin nimi muutetaan uuden futsalsarjan mukaiseksi.
10.2 Seuran merkitseminen julkaisuissa
Joukkueiden Instagram-julkaisuissa merkitään rinnakkaisjulkaisijaksi: @ysikaksnivala
Myös Instagram-tarinoissa joukkueita pyydetään merkitsemään: @ysikaksnivala
Näin seuran on mahdollista jakaa joukkueiden julkaisuja ja tuoda joukkueiden toimintaa näkyväksi koko seuran kanavissa.
11. Somejulkaisujen sisältö ja hyvä viestintätapa
Joukkueiden somejulkaisujen tulee olla seuran arvojen mukaisia. Hyvä somejulkaisu on:
Otteluraporteissa ei kirjoiteta kritiikkiä:
kohtaan.
Otteluraportissa keskitytään oman joukkueen tekemiseen, kokemuksiin, onnistumisiin ja kehittymiseen.
Vastustajaa voidaan kiittää hyvästä pelistä ja tapahtumasta.
Joukkueita kannustetaan monipuoliseen sisältöön.Esimerkiksi:
yhteenkuuluvuutta ja yhteistä tekemistä.
Huomioikaa joukkueissa, että pelaajat saavat olla mukana suunnittelemassa, ideoimassa ja toteuttamassa
sometempauksia.
Somessa saa olla hauska, luova ja rohkea. Varmista ennen julkaisua vanhemmilta, että lapsi saa näkyä julkaisuissa.
13. Otteluennakot ja otteluraportit
Joukkueita kannustetaan tekemään aktiivisesti:
Jopoxin kautta tehtävät kirjoitukset voidaan julkaista seuran kotisivuilla.
Otteluraportissa voidaan kertoa esimerkiksi:
Kaiken ei tarvitse perustua ottelun lopputulokseen vaan persoonalliseen ja luovaan kerrontaan.
14. Paikallislehti ja muu media
Seura kannustaa joukkueita tuomaan toimintaansa esille myös paikallisessa mediassa. Joukkueita kannustetaan tekemään kirjoituksia esimerkiksi:
Paikallislehden yhteystieto:
Nivala-lehti
toimitus@nivala-lehti.fi
15. Viestinnän yleiset pelisäännöt
Kaikessa seuran viestinnässä:
muistetaan, että sosiaalisessa mediassa julkaistu sisältö voi levitä alkuperäistä yleisöä laajemmalle.
Jos julkaisun sopivuudesta syntyy epävarmuutta, asia on hyvä tarkistaa ennen julkaisua joukkueen toiselta toimihenkilöltä, vanhemmilta tai tarvittaessa seuran hallitukselta.
Kriisitilanteessa viestinnän tulee olla nopeaa, hallittua ja keskitettyä. Kriisitilanteita voivat olla esimerkiksi:
Kriisiviestinnästä vastaa ainoastaan seuran hallitus.
Hallitus:
Joukkueet, valmentajat, pelaajat tai muut yksittäiset seuratoimijat eivät anna seuran kriisitilanteessa lausuntoja medialle eivätkä julkaise kriisiin liittyvää tietoa ilman hallituksen lupaa tai edeltävää keskustelua hallituksen kanssa.
17. Toiminta kriisin sattuessa joukkueessa
Kun joukkueessa tapahtuu vakava tai poikkeuksellinen tilanne, joukkueen toimihenkilöiden tulee ilmoittaa asiasta mahdollisimman nopeasti seuran hallitukselle.Ensisijainen yhteydenottokanava on oma toimihenkilöryhmä, jossa on mukana hallituksen toimija.
Toimintamalli: Kriisi / vakava tapahtuma → ilmoitus toimihenkilöryhmään → hallituksen toimija → hallitus → päätös viestinnästä
Joukkueen toimihenkilöiden tehtävänä on ensisijaisesti huolehtia omasta joukkueestaan ja välittää tieto hallitukselle. Kriisitilanteessa ei lähdetä muodostamaan omaa julkista viestintälinjaa joukkueessa.
Kriisiviestinnän tärkeimmät välineet ovat: Jopox · Jopoxin viestejä käytetään, kun tieto tulee välittää pelaajille, vanhemmille tai muulle määritellylle kohderyhmälle. Joukkueenjohtajien WhatsApp-ryhmä · Hallitus voi jakaa kriisitilanteessa tiedotteen joukkueenjohtajien WhatsApp-ryhmän kautta. · Joukkueenjohtajat huolehtivat tarvittaessa siitä, että hallituksen antama tieto tavoittaa oman joukkueen. Kriisiviestinnässä viestintä tapahtuu hallituksen ohjeistuksen mukaisesti. Joukkueet eivät muokkaa tai tulkitse hallituksen antamaa kriisitiedotetta omatoimisesti julkiseksi viestinnäksi.
19. Media kriisitilanteessa
Jos media ottaa yhteyttä joukkueeseen, valmentajaan, pelaajaan, vanhempaan tai muuhun seuratoimijaan kriisitilanteessa:
· lausuntoa ei anneta vaan yhteydenotto ohjataan seuran hallitukselle.
Ainoastaan seuran hallitus vastaa kriisitilanteissa:
Tavoitteena on varmistaa, että kriisitilanteessa seurasta lähtevä tieto on oikeaa, yhdenmukaista, harkittua ja asianmukaista.
Toimija ja keskeinen viestintävastuu Hallitus
Hallituksen toimija toimihenkilöryhmässä
Joukkueenjohtaja
Valmentaja
Somevastaava
Muut toimihenkilöt
Pelaajat ja vanhemmat
22. Viestinnän onnistumisen seuranta
Viestintää kehitetään seuraamalla esimerkiksi:
Tavoitteena ei ole julkaista mahdollisimman paljon, vaan tehdä viestinnästä säännöllistä, laadukasta, positiivista ja seuran näköistä.
Kun olet julkaisemassa tai välittämässä viestiä, kysy:
#ylpeästiysikaks
#yhdessäysikaks
24. Viestintäsuunnitelman hyväksyminen
Viestintäsuunnitelma hyväksytään seuran hallituksen toimesta ja sitä tarkastellaan tarvittaessa toiminnan, viestintäkanavien tai vastuiden muuttuessa. Hyväksytty hallituksen kokouksessa: 8/2026